التقارير الادارية و كيفية اعدادها -05-

وضع اللمسات النهائية للتقرير


بعد إن قمنا بوضع كل التحضيرات الخاصة بالتقرير وتفاصيل بنيته وكتابته باستعمال لغة سليمة، الآن نصل إلى اللمسات النهائية للتقرير:
تصميم التقرير.
2 ـ ملاحقة التقرير.
3 ـ استعمال الخرائط والرسوم البيانية.
4 ـ الإضافات.



1 ـ تصميم التقرير


عند نظرك إلى كتاب أو مجلة أو مقال أو تقرير، يحصل عندك تقييم غريزي لها يستند إلى شكل أو تصميم النص، فتقرر عندها عما إذا كان النص ممتعاً أو ممكناً وإذا كانت قراءته سهلة أو صعبة ... إلخ. وهذا تماماً ما يفعله القرَّاء عندما يقرأون تقريرك.
إن الهدف هنا هو ثنائي:
أولاً: تريد أن يبدو التقرير مقروءاً.
ثانياً: تريد أن يبدو منظماً.
كما يوجد بعض الجوانب التصحيحية التي تساعدك على جعل تقريرك يبدو مقروءاً وسوف ننظر في كل من:
ـ الفراغ والحواشي:
كلما كان الفراغ في النص أكثر، كلما إزدادت سهولة مقاربته وقراءته، ولذلك لابد من ترك فراغ كاف. بين السطور وبين الفقرات وكذلك ترك حاشية عريضة بجانبه.
ـ استعمال القوائم واللوائح في التقرير:
إن من الأسهل تقديم المعلومات في قوائم ولوائح منها في نص عادي. لذلك يفضل استعمال هذه القوائم واللوائح بكثرة عند تقديم المعلومات التفصيلية مثل منافع سلعة معينة بالنسبة للزبائن.
ـ الرسوم والخرائط البيانية:
إن أفضل طريقة لإستيعاب القارىء للمعلومات هو تنظيمها على شكل رسم وخرائط بيانية وليس على جداول أرقام.



كتابة خاتمة التقرير


إن آخر ما يكتب في التقرير خلاصة أو خاتمة التقرير. قد يفكر البعض بكتابة هذه الخلاصة في البداية خاصة أن هذه الخلاصة سيتم وضعها في بداية التقرير أو الصفحات الأولى منه. لكن في الحقيقة من الأسهل كتابة الخلاصة بعد الإنتهاء من كل شيء، لأنك عندها، وتحديداً ستعرف ما يجب تلخيصه.
وباستثناء الحالات التي يكون فيها تقريرك قصيراً جداً، ينبغي أن يتضمن كل تقرير خلاصة توضع في الصفحات الأولى منه وهذه الخلاصة مفيدة لصنفين من الأشخاص:
ـ الأشخاص الذين ليس لديهم وقت لقراءة التقرير بأكمله.
ـ الأشخاص الذين قرأوا التقرير بأكمله ولكن يريدون تذكر أهم النقاط فيه دون الإضطرار إلى قراءته ثانية.
وهكذا، فإن الخلاصة ينبغي أن تذكر كل ما يذكره التقرير ولكن مختصراً.
عندما يأتي الأمر إلى تصميم الخلاصة، أو تحديد بنيتها، يجب أن تتبع التصميم ذاته والبينة ذاتها كما في التقرير مع إعادة تحديد هدف التقرير والغاية منه. ثم تلخيص مناهج أو أساليب الدراسة التي حصلت من أجل وضع التقرير وأخيراً عرض النتائج والإستنتاجات. لا يجب أن تزيد خلاصة التقرير عن صفحة واحدة حتى أنها لا يجب أن تزيد عن فقرتين إذا كان التقرير موجزاً وعبارة عن أربع أو خمس صفحات.