التقارير الادارية و كيفية اعدادها -03-

تنظيم المعلومات


بعد جمع المادة العلمية للتقرير، عليك الآن مقارنة المعلومات، فإن مقارنتها الآن توفر عليك الكثير من الوقت لاحقاً.
بالإمكان الآن مراجعة مواد البحث وتدوين النقاط الأساسية المنوي إدخالها في التقرير ويكون ذلك على ورقة متفصلة. خلال هذه المراجعة تجد أن مجموعة المواد تتضاءل وما يبقى منها هو أوراق المذكرات الأساسية التي جمعتها من هذه المواد.
إن هذا الفرز لا يستغرق وقتاً طويلاً كما تظن ولن تكون بحاجة لتدوين كل التفاصيل بل فقط النقاط الأساسية.
وقد يكون من الأفضل الإحتفاظ بورقة تبلغك عن مصادر المعلومات التي حصلت عليها حتى تتمكن من العودة إليها عند الرغبة في إستعمالها.
بعد مراجعتك لكل مواد معلوماتك ستجد أنك قد جمعت العشرات من قصاصات الورق وهي تتضمن كل المعلومات التي تحتاج إليها في تقريرك.
إن كنت تكتب تقريراً من نوع التقارير الدورية المنتظمة التي تصدر مراراً وبفترات منتظمة بإمكانك جمع مذكراتك على بطاقات صغيرة تعود إلها دائماً. وإن فعلت ذلك في تقرير داخلي شهري فهذا يسرع مهمتك في الكتابة. لقد أصبح بين يديك الآن كل المعلومات التي تحتاج إليها لكتابة تقريرك، وبالإضافة إلى ذلك لن يكون عليك مراجعة كل المصادر والكتب والتقارير بل فقط النقاط المهمة التي دونتها على قصاصات الورق أيضاً. وهكذا تكون المرحلة التالية تنظيماً لهذه المعلومات.
سوف تجد أن تصنيفك النهائي للمعلومات يطابق عناوين التقرير الرئيسية التي دونتها سابقاً.
لن تقوم في هذه المرحلة بجمع المعلومات ضمن بنية نهائية للتقرير، ولا حاجة للتفكير بهذه البنية الآن لأن ما تفعله هو تحويل مجموعة عشوائية من المذكرات إلى مجموعات أساسية قليلة.


وضع بنية التقرير


يوجد نوعان مختلفان من التقارير، وكل منهما يعتمد بنية مختلفة:
1 ـ التقارير الدراسية.
2 ـ التقارير المعلوماتية أو الإبلاغية فقط.
أما التقارير الدراسية فهي تلك التي تتناول بالتحقيق موضوعاً ما، وتبحث فيه ثم تضع تقريراً عن اكتشافاتك. قد تبحث مثلاً نشاطات منافسيك في السوق أو تنظر في مشاريع داخلية جديدة، وفي بعض الأحيان تتضمن التقارير الدراسية توصيات كما يحصل في تقارير الإنتاج.
أما التقارير المعلوماتية الإبلاغية فتعمل ببساطة على تحرير المعلومات التي تشمل المذكرات الداخلية وتحديث المعلومات والتقارير المالية والإدارية وهكذا.


التقارير المعلوماتية فقط


هذا النوع من التقارير بنيته أسهل وفي الحقيقة ينبغي أن تعلم أنه عندما تكتب تقريراً معلوماتياً تكون قد حصلت على بنية مسبقاً.
ويمكن القول بأن بنية التقارير المعلوماتية الإبلاغية تتألف من النقاط التالية:
1 ـ استعمال الفئات التي نظَّمت المعلومات فيها كأساس لبنية التقرير.
2 ـ ترتيب هذه الفئات حيثما أمكن في تسلسل منطقي.
3 ـ تنظيم المعلومات ضمن كل فئة في تسلسل منطقي.