التقارير الادارية و كيفية اعدادها -02-

وضع الخطة الأولية للتقرير

بعد تحديد هدف التقرير، عليك الآن تحديد المواضيع التي يجب أن يغطيها التقرير.
فإذا كان الهدف على سبيل المثال:
«تحديث معرفة دائرة المبيعات بالمعلومات الخاصة بالزبائن عن السلعة الجديدة المتوافرة مع التركيز بشكل خاص على منافعها لهم».
إن هذا الهدف يمكنك من وضع قائمة بالمجالات العامة التي يغطيها التقرير كما يلي:
ـ وصف السلع الجديدة.
ـ مقارنة السلع الجديدة بالسلع المنافسة.
ـ تحديد المنافع الرئيسية لهذه السلع بالنسبة للزبائن.
ـ كيفية إسناد المبيعات.
ـ تحديد الأدبيات التي تعرف بالسلع الجديدة.
خلال هذه المرحلة لا يهم كيف ترتب هذه المجالات، بل المهم تحديدها وكتابتها على الورق. وبهذا يصبح لديك قائمة رئيسية بالمجالات أو المواضيع العامة التي تريد الكتابة عنها.


جمع المعلومات وتنظيمها

جمع المعلومات ووضع الخطة التفصيلية
بعد وضع الخطة الأولية عليك الآن البدء بجمع المصادر لكل نوع من المعلومات التي قررت الكتابة عنها.
إذا كنت تصيغ تقريراً فيه توصيات ترفع إلى مجلس الإدارة، عندها سوف تحتاج إلى كثير من التفاصيل والتقديرات المستقبلية.
وبشكل عام توجد ثلاث مصادر للمعلومات:
1 ـ مواد المعلومات من مصدر داخلي ضمن الشركة أو المؤسسة:
غالباً ما تجد معظم المعلومات التي تريد إدخالها في تقريرك موجودة فعلاً ضمن الشركة أو المؤسسة التي تعمل فيها.
وهنا تقتصر مهمتك على التنقيب عن هذه المعلومات وكشفها من خلال النظر في المصادر الداخلية التالية:
ـ الأدبيات السابقة الخاصة بالمبيعات.
ـ التقارير الخاصة بالزبائن.
ـ التقارير الداخلية خاصة الدورية منها بما فيها الأرقام الشهرية والفصلية.
ـ محاضر أو تقارير الإجتماعات داخل الشركة أو المؤسسة.
ـ تقارير دوائر أخرى أو أشخاص آخرين في الشركة.
2 ـ المواد المتوافرة للعموم:
بعد أن تقوم بجمع ما تحتاج إليه من داخل الشركة أو المؤسسة، يمكنك النظر في المصادر الخارجية أي خارج الشركة وهي:
ـ الكتب الخاصة بالجوانب ذات الصلة بموضوع التقرير.
ـ الدلائل التجارية ودلائل الأعمال.
ـ دلائل الأبحاث والدراسات الخاصة بموضوع التقرير.
ـ الصحف والمجلات والنشرات التجارية والأقتصادية.
ـ الإحصاءات الصادرة عن الشركات التجارية والمؤسسات.
ـ النشرات والتقارير الرسمية بما فيها الإحصاءات الرسمية الأدبيات الصادرة عن المنفاسين.
3 ـ معلومات من أشخاص آخرين:
قد تأتي هذه المعلومات من داخل أو خارج الشركة.
وقد تفاجأ بكمية المعلومات الخارجية التي يمكن أن تحصل عليها بواسطة الإتصال هاتفياً بأشخاص آخرين أو الذهاب لرؤيتهم، والأشخاص الذين يمكنك التحدث إليهم هم:
ـ الزبائن: وهنا يمكنك الحصول على معلومات عن هؤلاء الزبائن من خلال الهاتف أو مقابلة شخصية.
ـ الخبراء: داخل الشركة وخارجها حيث يمكنك الحصول على معلومات متخصصة منهم.
ـ المُوَرِّدون أو مصادر السلع: حيث تطلب منهم الحصول على معلومات عن التكاليف والأسعار ومدى توافر السلع.
وهناك ناحية مهمة تتعلق بإعادة كتابة منشورات أو تقارير أخرى للإقتباس منها حيث يتوجب عليك ذكر المصدر الأول لهذه المنشورات أو التقارير إلا إذا كان الإقتباس مختصراً جداً.
ويجب عليك فعل ذلك حتى لو كان التقرير للنشر داخل الشركة فقط. وهنا يمكنك أيضاً الإبتعاد عن الإقتباس المباشر وأخذ المعنى فقط وإعادة الصياغة بأسلوبك.
بعد جمع المعلومات يمكنك الآن وضع مخطط تفصيلي للتقرير وقد تجد نفسك تغيِّر بعض نقاط المخطط الأولي أو تضيف بعد التفاصيل، وهذا الأمر متوقعاً، إذ أن جمع المعلومات يعطيك الكثير من المعلومات والمواد التي كنت غافلاً عنها في السابق.